Peaaegu igas ettevõttes on töid, mida meeskond teeb iga päev korduvalt: kirjutab andmeid ümber ühest süsteemist teise, kontrollib faile, koostab samu aruandeid, tuletab kolleegidele tähtaegu meelde. Kui selliseid ülesandeid koguneb, tekib loomulikult küsimus, kas neid ei tasuks automatiseerida. Vastus on harva lihtsalt „jah“ või „ei“. Mõnda tööd tasub automatiseerida kohe, teisi tuleb esmalt korrastada ja mõnda on parem praegu puutumata jätta. Automatiseerimine on otsus protsessi, mitte tööriista kohta, seetõttu tasub kõigepealt mõista, mis praegu toimub ja mida soovime muuta.
Kõigepealt protsess, mitte tehnoloogia
Enne tarkvararoboti, süsteemide integratsiooni või tehisintellekti lahenduse valimist tasub vaadata ise tööd: kes seda teeb, kui sageli, kust andmed tulevad ja kuhu need edasi lähevad. Sageli selgub, et protsessi ei ole kusagil kirjeldatud ja see elab kahe inimese peas, kusjuures kumbki teeb seda pisut erinevalt. Sellisel juhul on esimene samm mitte tehnoloogia, vaid olemasoleva käigu ja selle erandite selge kirjeldus. Vahel on juba selles etapis näha, et protsessi saab lihtsustada ja osa küsimusi laheneb ilma igasuguse juurutamiseta.
Kui käik on selge, valime suuna vastavalt protsessi olemusele. Korduvatele toimingutele olemasolevates süsteemides sobib RPA, see tähendab tarkvararobot, mis täidab kokkulepitud reegleid. Andmevahetuseks süsteemide vahel on sageli usaldusväärsem otsene integratsioon, seetõttu tasub enne roboti valimist kontrollida, kas süsteemidel ei ole võimalust vahetada andmeid otse. Tehisintellekt on mõistlik seal, kus tuleb töödelda struktureerimata infot, näiteks dokumentide sisu või vabas vormis päringuid, ja kus selle tulemust saab kontrollida. Oluline on mitte piirduda ühe variandiga ainult sellepärast, et sellest praegu kõige rohkem räägitakse.
Tunnused, et protsessi tasub automatiseerida
Mitte iga korduv töö ei ole hea kandidaat. Allpool toodud tunnused aitavad valida protsesse, milles automatiseerimise kasu on kõige lihtsam kontrollida. Kui protsess vastab vähemalt mõnele neist, tasub see hindamisnimekirja lisada. Kõige olulisem on, et tööd saaks kirjeldada reeglitega ja et selle tulemust saaks võrrelda praeguse olukorraga.
- Ülesanne kordub samade reeglite järgi. Töötaja avab samu programme, kopeerib samu välju ja teeb ühesuguseid kontrolle.
- Samu andmeid sisestatakse mitu korda. Info kantakse käsitsi ühest süsteemist teise ja hiljem veel aruandesse.
- Vead tekivad käsitsitöö tõttu. Valesti kopeeritud arv või vahele jäänud rida märgatakse alles siis, kui see on juba tagajärgi põhjustanud.
- Töö koguneb teatud ajal. Kuu lõpus, puhkuste ajal või haiguslehe perioodil hilinevad ülesanded ja need takistavad teiste inimeste tööd.
- Tulemust saab mõõta. On selge, mida pärast muudatust võrdleme: kulunud aega, vigade arvu, protsessi kestust või andmete täielikkust.
Millal tasub oodata
On olukordi, kus automatiseerimine toob rohkem muret kui kasu, kuigi ülesanne tundub korduvana. Sellisel juhul ei lahenda tehnoloogia probleemi, vaid kinnistab selle. Tasub peatuda ja esmalt korrastada protsess ise, kui märkate vähemalt ühte järgmistest märkidest.
- Protsess muutub sageli või lähitulevikus plaanitakse muuta süsteemi, milles see toimub. Kui programmi aknad või reeglid muutuvad, tuleks robotit uuendada ja integratsioon ümber teha.
- Suurem osa juhtumitest on erandid, mis nõuavad inimese otsust. Tarkvararobot täidab reegleid, mitte ei lahenda piiritlemata olukordi.
- Keegi ei suuda protsessi kirjeldada samm-sammult. Seda, mida me kirjeldada ei suuda, ei saa ka usaldusväärselt automatiseerida.
- Protsessil ei ole vastutavat inimest. Automatiseeritud lahendus vajab omanikku, kes reageerib erandite teadetele ja otsustab, millal seda muuta.
- Oodatav kasu ei ole kontrollitav. Kui me ei lepi kokku, mida mõõdame, ei ole pärast juurutamist selge, kas see end õigustas.
Kuidas otsust langetada: katseetapp
Selle asemel, et automatiseerida kohe kogu protsess, on mõttekas alustada ühest korduvast sammust. Juba enne alustamist lepime kokku, mida mõõdame ja millist tulemust peame piisavaks. Lahenduses näeme eelnevalt ette tegevuslogi, teated eranditest ja inimese, kes neid käsitleb. Ka hoolduse arutame läbi eelnevalt: kes jälgib lahendust, kes seda muudab ja kuidas saame teada, et see on lakanud töötamast. Tehisintellekti puhul arutame lisaks andmete päritolu, ligipääsuõigusi ja seda, millal peab tulemuse kinnitama töötaja, kuna selle vastused võivad olla ebatäpsed ja kontroll on osa lahendusest.
Esialgne lahendus võib hõlmata ühte korduvat sammu, kui see annab selge ja kontrollitava kasu.
Pärast katseetappi on meil kolm võimalikku vastust: laiendada lahendust teistele protsessi sammudele, kohandada seda vastavalt märgatud eranditele või peatuda. Peatumine on samuti sobiv tulemus, kui jõudsime selleni väikese vaevaga ja teame nüüd selgelt, miks seda protsessi ei tasu automatiseerida. See aitab vältida levinud viga, kus automatiseeritakse see, mida on kõige lihtsam automatiseerida, mitte see, mis kõige rohkem tööd takistab. Nii ei muutu automatiseerimine ühekordseks projektiks, vaid järjepidevaks viisiks üle vaadata, kuidas ettevõttes tööd tehakse.