Ärijuhtimissüsteemi juurutamine peatub harva tehnoloogia pärast. Sagedamini takerdub see selle taha, mida enne algust ei arutatud: kes mille eest vastutab, milliseid andmeid peetakse õigeteks ja milline näeb välja tulemus, mida saab kontrollida. Selles artiklis käsitleme küsimusi, millele tasub vastata juba enne süsteemi valimist või lepingu kooskõlastamist juurutajaga.
Tekst on mõeldud juhtidele ja otsustajatele, kellele on oluline mitte üksikasjalik tehniline plaan, vaid selge arusaam sellest, mida projektilt oodata ja milliseid otsuseid vajab ettevõte ise.
Alustage protsessist, mitte funktsioonide nimekirjast
Funktsioonide nimekiri on mugav pakkumiste võrdlemisel, kuid see ütleb vähe selle kohta, kuidas süsteem teie ettevõttes toimib. Olulisem on vastata lihtsamatele küsimustele: kes esitab info, kes selle kinnitab ja kus seda edasi kasutatakse. Kui need sammud on kirjeldatud, muutub funktsioonide vajadus ilmseks ning osa planeeritud moodulitest võib osutuda vähemalt esimeses etapis ebavajalikuks.
Praktikas tähendab see, et enne juurutamist tasub kirjeldada kasutajad, nende toimingud, kasutatavad andmed ja reeglid, mille alusel otsuseid tehakse. Täiuslikku dokumenti ei ole vaja taotleda. Piisab, kui meeskond ja juurutaja mõistavad ühtemoodi, milline protsess näeb välja täna ja milline see peaks olema pärast juurutamist.
Määratlege maht, vastutused ja erandid
Suurem osa arusaamatustest ei teki mitte selle pärast, mis lepiti kokku, vaid selle pärast, mis jäi mainimata. Seetõttu tasub maht selgelt sõnastada: millised protsessid kaasatakse, millised jäävad hilisemasse etappi, milliseid integratsioone olemasolevate süsteemidega on vaja ja kes hoolitseb algandmete ettevalmistuse eest.
Enne algust tasub omada vastuseid järgmistele küsimustele:
- Kes ettevõtte poolel teeb otsuseid protsessi muudatuste kohta ja leiab nendeks aega.
- Millisel infol on ainus usaldusväärne allikas ja kus seda hoitakse.
- Milliseid ligipääsuõigusi vajavad erinevad ametikohad ja kes need kinnitab.
- Kuidas süsteem käitub erandlikel juhtudel: kui dokument saadetakse parandamiseks tagasi, kui vastutavat isikut ei ole, kui andmed ei ühti.
- Millistel tingimustel antakse üle kood, dokumentatsioon ja edasine hooldus.
Erandid väärivad eraldi tähelepanu. Tavapärast töövoogu kirjeldavad süsteemid hästi, kuid igapäevaelus võtavad kõige rohkem aega just ebastandardsed olukorrad. Kui need on eelnevalt läbi arutatud, ei ole juurutamise ajal vaja kiireid otsuseid ning kasutajad teavad, mida teha, kui midagi ei lähe plaanipäraselt.
Valmistage ette andmed ja inimesed
Uus süsteem ei saa olla korrastatum kui andmed, mis sinna üle kantakse. Enne juurutamist tasub üle vaadata klientide, tarnijate, kaupade või töötajate nimekirjad, leppida kokku ühises struktuuris ja otsustada, mis kantakse üle ja mis jäetakse arhiivi. See töö võtab sageli rohkem aega kui planeeritud, seetõttu on parem sellega varakult alustada ja määrata selle eest vastutav inimene.
Süsteem on korrastatud niivõrd, kuivõrd on korrastatud sinna üle kantud andmed ja kuivõrd selgelt on kokku lepitud, kes nende eest vastutab.
Vähemtähtis pole ka meeskonna ettevalmistamine. Kasutajad peavad teadma, mis nende igapäevatöös muutub, millal toimub üleminek ja kelle poole küsimuste korral pöörduda. Koolitusi tasub planeerida rollide, mitte kõigile ühesuguselt: raamatupidajat ja laojuhatajat huvitavad süsteemi erinevad aspektid, seetõttu peaks ka koolituse sisu erinema.
Leppige kokku, kuidas kontrollite tulemust
Juurutamist tasub jagada etappideks, millest igaühel on kontrollitav tulemus. Nii märgatakse lahknevused varakult ja otsused tehakse selle põhjal, mis juba toimib, mitte selle põhjal, mis oli planeeritud.
Kontroll enne käivitamist võiks hõlmata järgmisi samme:
- Äriloogika kontrollimist tegelike töösteenaariumidega, mitte ainult ekraanide ülevaatust.
- Ligipääsuõiguste kontrolli: kas iga kasutaja näeb ja saab teha ainult seda, mis talle kuulub.
- Integratsioonide toimimist, sealhulgas seda, mis juhtub, kui väline süsteem ajutiselt ei vasta.
- Andmete taastamise katset, et oleks selge, kuidas info tõrke korral taastatakse.
- Kokkulepitud vastuvõtukriteeriumide ülevaatust koos ettevõtte vastutavate inimestega.
Vastuvõtukriteeriumides on kõige parem kokku leppida alguses, mitte käivituspäeval. Kui mõlemad pooled teavad ette, mida peetakse lõpetatud tööks, on lihtsam hinnata nii etappide edenemist kui ka lõpptulemust.
Ärisüsteemi juurutamine ei ole ainult tehnoloogiline, vaid ka organisatsiooniline otsus. Selge maht, sõnastatud vastutused, läbiarutatud erandid ja kontrollitav tulemus aitavad projektil püsida hallatavana alates esimesest kohtumisest kuni käivitamiseni. Neid küsimusi tasub kaaluda juba enne konkreetse lahenduse valimist.