Biznesa vadības sistēmas ieviešana reti apstājas tehnoloģijas dēļ. Biežāk tā iestrēgst tāpēc, kas nebija pārrunāts pirms sākuma: kas par ko atbild, kuri dati tiek uzskatīti par pareiziem un kā izskatīsies rezultāts, kuru var pārbaudīt. Šajā rakstā aplūkojam jautājumus, uz kuriem vērts atbildēt vēl pirms sistēmas izvēles vai līguma saskaņošanas ar ieviesēju.
Teksts paredzēts vadītājiem un lēmumu pieņēmējiem, kuriem svarīgs nevis detalizēts tehniskais plāns, bet skaidra izpratne par to, ko sagaidīt no projekta un kādi lēmumi būs nepieciešami no paša uzņēmuma.
Sāciet ar procesu, nevis ar funkciju sarakstu
Funkciju saraksts ir ērts, salīdzinot piedāvājumus, taču tas maz pasaka par to, kā sistēma darbosies jūsu uzņēmumā. Svarīgāk atbildēt uz vienkāršākiem jautājumiem: kas sniegs informāciju, kas to apstiprinās un kur tā tiks izmantota tālāk. Kad šie soļi ir aprakstīti, funkciju vajadzība kļūst acīmredzama, un daļa plānoto moduļu var izrādīties nevajadzīgi vismaz pirmajā posmā.
Praktiski tas nozīmē, ka pirms ieviešanas vērts aprakstīt lietotājus, viņu darbības, izmantotos datus un noteikumus, pēc kuriem tiek pieņemti lēmumi. Nav nepieciešams tiekties uz ideālu dokumentu. Pietiek, ka komanda un ieviesējs vienādi saprot, kā process izskatās šodien un kā tam vajadzētu izskatīties pēc ieviešanas.
Definējiet apjomu, atbildības un izņēmumus
Lielākā daļa pārpratumu rodas nevis no tā, kas bija saskaņots, bet no tā, kas palika nepateikts. Tāpēc apjomu vērts noteikt skaidri: kuri procesi tiek iekļauti, kuri paliek vēlākam posmam, kādas integrācijas ar esošajām sistēmām nepieciešamas un kas rūpēsies par sākotnējo datu sagatavošanu.
Pirms sākuma vērts zināt atbildes uz šiem jautājumiem:
- Kas uzņēmuma pusē pieņem lēmumus par procesa izmaiņām un tam velta laiku.
- Kurai informācijai būs vienīgais uzticamais avots un kur tā tiks glabāta.
- Kādas piekļuves tiesības nepieciešamas dažādiem amatiem un kas tās apstiprinās.
- Kā sistēma rīkosies izņēmuma gadījumos: kad dokuments tiek atgriezts labošanai, kad nav atbildīgās personas, kad dati nesakrīt.
- Ar kādiem nosacījumiem tiek nodots kods, dokumentācija un turpmākā uzturēšana.
Izņēmumi ir pelnījuši atsevišķu uzmanību. Ierasto darba plūsmu sistēmas apraksta labi, taču ikdienā visvairāk laika atņem tieši nestandarta situācijas. Ja tās pārrunātas iepriekš, ieviešanas laikā nebūs nepieciešami steidzami lēmumi, un lietotāji zinās, ko darīt, kad kaut kas notiek ne pēc plāna.
Sagatavojiet datus un cilvēkus
Jauna sistēma nevar būt sakārtotāka par datiem, kas tajā tiek pārnesti. Pirms ieviešanas vērts pārskatīt klientu, piegādātāju, preču vai darbinieku sarakstus, vienoties par kopīgu struktūru un izlemt, kas tiek pārnests, bet kas paliek arhīvā. Šis darbs bieži aizņem vairāk laika, nekā plānots, tāpēc labāk to sākt savlaicīgi un norīkot par to atbildīgu cilvēku.
Sistēma ir tik sakārtota, cik sakārtoti ir tajā pārnestie dati un cik skaidri saskaņots, kas par tiem atbild.
Ne mazāk svarīgi ir sagatavot komandu. Lietotājiem jāzina, kas mainās viņu ikdienas darbā, kad notiks pāreja un pie kā vērsties, ja rodas jautājumi. Apmācības vērts plānot pēc lomām, nevis visiem vienādi: grāmatvedības darbiniekam un noliktavas vadītājam rūp dažādi sistēmas aspekti, tāpēc arī apmācību saturam vajadzētu atšķirties.
Vienojieties, kā pārbaudīsiet rezultātu
Ieviešanu vērts sadalīt posmos, no kuriem katram ir pārbaudāms rezultāts. Tā agrīni tiek pamanītas neatbilstības, un lēmumi tiek pieņemti, balstoties uz to, kas jau darbojas, nevis uz to, kas bija plānots.
Pārbaude pirms palaišanas varētu ietvert šādus soļus:
- Biznesa loģikas pārbaudi ar reāliem darba scenārijiem, nevis tikai ekrānu apskati.
- Piekļuves tiesību pārbaudi: vai katrs lietotājs redz un var darīt tikai to, kas viņam pienākas.
- Integrāciju darbību, tostarp to, kas notiek, kad ārējā sistēma īslaicīgi neatbild.
- Datu atjaunošanas mēģinājumu, lai būtu skaidrs, kā tiek atjaunota informācija traucējuma gadījumā.
- Saskaņoto pieņemšanas kritēriju pārskatīšanu kopā ar atbildīgajiem uzņēmuma cilvēkiem.
Pieņemšanas kritērijus vislabāk saskaņot sākumā, nevis palaišanas dienā. Kad abas puses jau iepriekš zina, kas tiek uzskatīts par pabeigtu darbu, vieglāk novērtēt gan posmu progresu, gan galīgo rezultātu.
Biznesa sistēmas ieviešana ir ne tikai tehnoloģisks, bet arī organizatorisks lēmums. Skaidrs apjoms, definētas atbildības, pārrunāti izņēmumi un pārbaudāms rezultāts palīdz projektam palikt pārvaldāmam no pirmās tikšanās līdz palaišanai. Šos jautājumus vērts apsvērt vēl pirms konkrēta risinājuma izvēles.