Verslo valdymo sistemos diegimas retai sustoja dėl technologijos. Dažniau jis stringa dėl to, kas nebuvo aptarta prieš pradžią: kas už ką atsakingas, kurie duomenys laikomi teisingais ir kaip atrodys rezultatas, kurį galima patikrinti. Šiame straipsnyje aptariame klausimus, į kuriuos verta atsakyti dar prieš renkantis sistemą ar derinant sutartį su diegėju.
Tekstas skirtas vadovams ir sprendimus priimantiems žmonėms, kuriems svarbu ne detalus techninis planas, o aiškus supratimas, ko iš projekto tikėtis ir kokių sprendimų reikės iš pačios įmonės.
Pradėkite nuo proceso, o ne nuo funkcijų sąrašo
Funkcijų sąrašas patogus lyginant pasiūlymus, tačiau jis mažai pasako apie tai, kaip sistema veiks jūsų įmonėje. Svarbiau atsakyti į paprastesnius klausimus: kas pateiks informaciją, kas ją patvirtins ir kur ji bus panaudota toliau. Kai šie žingsniai aprašyti, funkcijų poreikis tampa akivaizdus, o dalis planuotų modulių gali pasirodyti nereikalingi bent pirmajame etape.
Praktiškai tai reiškia, kad prieš diegimą verta aprašyti naudotojus, jų veiksmus, naudojamus duomenis ir taisykles, pagal kurias priimami sprendimai. Nebūtina siekti tobulo dokumento. Pakanka, kad komanda ir diegėjas vienodai suprastų, kaip procesas atrodo šiandien ir kaip turėtų atrodyti po diegimo.
Apibrėžkite apimtį, atsakomybes ir išimtis
Didžioji dalis nesusipratimų kyla ne dėl to, kas buvo sutarta, o dėl to, kas liko nutylėta. Todėl apimtį verta įvardyti aiškiai: kurie procesai įtraukiami, kurie lieka vėlesniam etapui, kokios integracijos su esamomis sistemomis reikalingos ir kas rūpinsis pradinių duomenų paruošimu.
Prieš pradžią verta turėti atsakymus į šiuos klausimus:
- Kas įmonės pusėje priima sprendimus dėl proceso pakeitimų ir turi laiko jiems skirti.
- Kuri informacija turės vienintelį patikimą šaltinį ir kur ji bus laikoma.
- Kokios prieigos teisės reikalingos skirtingoms pareigybėms ir kas jas tvirtins.
- Kaip sistema elgsis išimtiniais atvejais: kai dokumentas grąžinamas taisyti, kai atsakingo asmens nėra, kai duomenys nesutampa.
- Kokiomis sąlygomis perduodamas kodas, dokumentacija ir tolesnė priežiūra.
Išimtys nusipelno atskiro dėmesio. Įprastą darbo eigą sistemos aprašo gerai, tačiau kasdienybėje daugiausia laiko atima būtent nestandartinės situacijos. Jei jos aptartos iš anksto, diegimo metu nereikės skubių sprendimų, o naudotojai žinos, ką daryti, kai kažkas vyksta ne pagal planą.
Paruoškite duomenis ir žmones
Nauja sistema negali būti tvarkingesnė už duomenis, kurie į ją perkeliami. Prieš diegimą verta peržiūrėti klientų, tiekėjų, prekių ar darbuotojų sąrašus, susitarti dėl bendros struktūros ir nuspręsti, kas perkeliama, o kas paliekama archyve. Šis darbas dažnai užima daugiau laiko, nei planuojama, todėl jį geriau pradėti anksti ir paskirti už jį atsakingą žmogų.
Sistema tvarkinga tiek, kiek tvarkingi į ją perkelti duomenys ir kiek aiškiai sutarta, kas už juos atsako.
Ne mažiau svarbu paruošti komandą. Naudotojams reikia žinoti, kas keičiasi jų kasdieniame darbe, kada įvyks perėjimas ir į ką kreiptis kilus klausimams. Apmokymus verta planuoti pagal roles, o ne visiems vienodai: apskaitos darbuotojui ir sandėlio vadovui rūpi skirtingi sistemos aspektai, todėl ir mokymų turinys turėtų skirtis.
Susitarkite, kaip patikrinsite rezultatą
Diegimą verta skaidyti į etapus, kurių kiekvienas turi patikrinamą rezultatą. Taip anksti pastebimi neatitikimai, o sprendimai priimami remiantis tuo, kas jau veikia, o ne tuo, kas buvo planuota.
Patikra prieš paleidimą galėtų apimti šiuos žingsnius:
- Verslo logikos patikrinimą su realiais darbo scenarijais, o ne tik ekranų peržiūrą.
- Prieigos teisių patikrą: ar kiekvienas naudotojas mato ir gali daryti tik tai, kas jam priklauso.
- Integracijų veikimą, įskaitant tai, kas nutinka, kai išorinė sistema laikinai neatsako.
- Duomenų atkūrimo bandymą, kad būtų aišku, kaip atkuriama informacija sutrikimo atveju.
- Sutartų priėmimo kriterijų peržiūrą kartu su atsakingais įmonės žmonėmis.
Priėmimo kriterijus geriausia sutarti pradžioje, o ne paleidimo dieną. Kai abi pusės iš anksto žino, kas laikoma užbaigtu darbu, lengviau įvertinti ir etapų pažangą, ir galutinį rezultatą.
Verslo sistemos diegimas yra ne tik technologinis, bet ir organizacinis sprendimas. Aiški apimtis, įvardytos atsakomybės, aptartos išimtys ir patikrinamas rezultatas padeda projektui išlikti valdomam nuo pirmo susitikimo iki paleidimo. Šiuos klausimus verta apsvarstyti dar prieš renkantis konkretų sprendimą.